Le règlement intérieur au centre des relations employé-employeur

Présentation et analyse par Landry Guesdon, Avocat au Barreau de Paris et au Barreau de Tokyo, Clifford Chance Law Office, et illustration pratique avec Christine Meguro, directrice financière et administrative de Petit Bateau Japan.

Focus RH | 09 décembre 2011

Plus qu’une obligation légale lorsque certaines conditions sont réunies, le règlement intérieur est un outil efficace de management des ressources humaines pour les sociétés. Cadre privilégié de définition des conditions de travail et des règles de discipline sur le lieu de travail, il exige une réflexion approfondie de la part de l’employeur au moment de son établissement et de ses révisions ultérieures.

Présentation et analyse par Landry Guesdon, Avocat au Barreau de Paris et au Barreau de Tokyo, Clifford Chance Law Office, et illustration pratique avec Christine Meguro, directrice financière et administrative de Petit Bateau Japan.

Conditions d’établissement du règlement intérieur

Au Japon, toute entreprise employant au moins 10 salariés sur un même site doit obligatoirement établir un règlement intérieur. Les sociétés dont l’effectif n’atteint pas ce seuil peuvent adopter un règlement intérieur sur une base volontaire, et cette démarche est vivement encouragée par les experts. « Toute entreprise peut être amenée à augmenter ses effectifs, et le fait d’avoir initié la réflexion avec une petite équipe facilite leur établissement» explique Landry Guesdon.

Articulation avec le contrat de travail

L’adoption d’un règlement intérieur clair et précis permet à l’employeur de simplifier le contenu du contrat de travail. Ce contrat peut ainsi se limiter à quelques points clés tels que la définition du poste ou la rémunération, et renvoyer au règlement intérieur pour les questions relatives aux conditions générales de travail qui n'auront pas besoin d'être négociées individuellement.  En outre, un certain nombre de termes et conditions de travail doivent être portées à la connaissance de l'employé au moment de l'embauche.  Le règlement et le contrat contiennent en général ces éléments devant êtres notifiés impérativement. « L’employeur et le salarié peuvent choisir d’insérer dans le contrat de travail des stipulations différentes de celles figurant dans le règlement intérieur, à condition que celles-ci ne désavantagent pas l’employé » déclare Landry Guesdon.

Contenu du règlement intérieur

En termes de contenu, la Loi sur les Normes de Travail (1947) distingue les éléments obligatoires des dispositions conditionnelles (facultatives mais qui doivent impérativement figurer dans le règlement dès lors que l'employeur à décidé de les appliquer). La première catégorie regroupe les règles relatives aux horaires de travail, aux congés, à la structure des salaires, aux méthodes de rémunération, aux conditions de rupture du contrat de travail, etc. La deuxième catégorie aborde des sujets tels que les indemnités de retraite, les bonus, la formation professionnelle, etc. « La définition de ces règles exige une parfaite connaissance du système local. Il faut en outre éviter de copier les règles applicables en France, souvent inadaptées au contexte japonais. La meilleure solution consiste à faire appel à  un expert doté d’une bonne connaissance de votre secteur d’activités » conseille Christine Meguro.

Procédure d’adoption

L’employeur est chargé de préparer unilatéralement le projet de règlement intérieur. Ce projet est ensuite soumis pour avis aux représentants du personnel, qu’il s’agisse des syndicats ou d'une personne désignée par la majorité des employés. « L’employeur ne peut se soustraire à cette consultation mais en revanche, la formulation de commentaires négatifs de la part des salariés n’empêche pas l’adoption du règlement intérieur » précise Landry Guesdon. La dernière étape préalable à l’entrée en vigueur d règlement est la soumission du projet au bureau compétent de l'inspection du travail , accompagné de l'avis exprimé par le représentant des employés. À l’issue de cette procédure, l’employeur doit faire en sorte que le règlement intérieur soit accessible en permanence.

Procédure de modification

« Même si la plupart des règles ont vocation à s’appliquer sur le long terme, il est préférable d’actualiser régulièrement le règlement intérieur de votre entreprise, afin de tenir compte des évolutions légales et des changements internes à la société » recommande Christine Meguro. « Un des cas classiques de modification du règlement intérieur est celui lié aux opérations de fusion-acquisition ou de modification du système de pécule de retraite/départ» précise Landry Guesdon. L’employeur a la possibilité de modifier unilatéralement le règlement de la société, à condition de suivre la procédure décrite ci-dessus et de respecter certains équilibres et un minimum d'équité: un avantage supprimé doit idéalement avoir une contrepartie

Membres bienfaiteurs

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    • SANOFI
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