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Comité RH: Work rules in Japan: what are they and how to use them effectively?

Le 23 mai dernier, le Comité RH de la CCI France Japon, présidé par Tamie Nakayama, abordait un sujet particulièrement sensible de la gestion des RH : le règlement intérieur (RI). Pour éclaircir l’aspect légal, le Comité avait fait appel à Jean-Denis Marx, associé chez Baker & McKenzie. Il avait également invité Pierre Fabre, en la personne de Yacine Dhaini, CFO, et Aline Perreu, HR Manager, afin d’apporter un témoignage d’entreprise.

Jean-Denis Marx a commencé par cerner les contours du RI (définition, applications, hiérarchie des normes, conditions de validité), avant d’aborder la procédure de son adoption. Obligatoire à partir de 10 employés, le RI est encadré par des règles strictes qui dictent sa rédaction et ses modifications. L’avocat est ensuite revenu sur le contenu obligatoire et facultatif du RI. Si les horaires de travail (début, fin, pauses), ou les conditions salariales (calcul, méthode de paiement, date de versement et augmentations) sont par exemple obligatoires, les conditions de formation ne le sont que si le cas est applicable.
Un modèle de RI est disponible gratuitement sur le site internet du ministère du Travail, Jean-Denis Marx conseille donc de se concentrer sur les clauses les plus délicates, notamment les horaires de travail, les salaires et autres avantages (notamment le pécule de départ). L’intervenant a clarifié les contours légaux de ce problème récurrent que sont les heures supplémentaires, et les alternatives envisageables. En effet, si le nombre de travailleurs cumulant plus de 60 heures de travail hebdomadaires baisse, celui des heures travaillées continue d’augmenter et près de 50% des congés ne sont pas pris.

L’équipe de Pierre Fabre a ensuite pris la parole pour partager son expérience de mise en place de RI. Elle est intervenue suite à une croissance rapide de l’entreprise. En plus d’une mise en conformité avec la loi, cette modification a aussi permis un dialogue constructif qui a conduit à l’introduction de nouvelles clauses par rapport au temps de travail (flextime) et de le traduire en anglais : deux points-clés pour attirer les bons profils.
Suite à un benchmark, et grâce à l’aide de consultants et d’avocats, le processus s’est déroulé sur une année. Les intervenants ont insisté sur la nécessité de prendre le temps de s’interroger sur les points les plus sensibles, comme les horaires de travail ou les conditions de voyages d’affaires, ces aspects pouvant impacter l’image de l’entreprise. La communication est également vitale pour engager les salariés et leur faire comprendre l’objectif final de ce document fondamental pour l’entreprise.  

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