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Loi portant réforme de la manière de travailler

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La CCI France Japon est d'heureuse de partager un article de la société TMI Associates, membre de la CCI France Japon, rédigé par TMI’s Cross-Border Labor and Employment Team

Le projet de loi appelé « loi portant réforme de la manière de travailler» (la «Réforme») a été adopté le 29 juin 2018. Dans cet article, nous discuterons des mesures que les employeurs devront prendre afin de se conformer aux principaux changements apportés par la Réforme qui entrera en vigueur le 1er avril 2019.

1. Le renforcement de la réglementation sur le temps de travail

(1) Nouvelle forme d’accord d’entreprise et limitation plus stricte des heures supplémentaires

Afin d’être en mesure de demander à leurs salariés de travailler au-delà de la durée légale de travail, il est en principe obligatoire pour les employeurs de conclure un accord d’entreprise (communément appelé « Accord Article 36») avec un représentant des salariés ou un syndicat majoritaire et de le soumettre à l’Inspection du Travail (Labor Standards Bureau). Désormais, les employeurs qui souhaiteront conclure un Accord Article 36, dont l’entrée en vigueur interviendra au 1er avril 2019 ou après cette date, devront le faire en utilisant le nouveau modèle de formulaire publié par le ministère de la Santé, du Travail et du Bien-être Japonais (le «Ministère»). Ce nouveau formulaire exige le renseignement d’informations plus détaillées par rapport au formulaire actuel pour tenir compte de la Réforme.

Par ailleurs, les employeurs doivent garder à l’esprit qu’ils seront légalement tenus de maintenir des limites d’heures supplémentaires fixées à 45 heures par mois et 360 ​​heures par an. Il convient également de noter que même en présence de circonstances spéciales temporaires, les heures de travail supplémentaires ne devront pas dépasser 720 heures par an.

(2) Suivi des heures de travail

En outre, les employeurs seront légalement tenus d’assurer le suivi de toutes les heures de travail réalisées par leurs salariés, y compris les salariés occupant des postes de direction et de supervision (sauf pour les salariés auxquels le régime des hautes compétences professionnelles s’applique- voir point 4 ci-dessous), selon une méthode spécifiée dans une ordonnance ministérielle (qui exige généralement la mise en œuvre d’une méthode objective, telle que l'enregistrement sur une carte de pointage ou l'enregistrement sur ordinateur).

À cet égard, chaque employeur devra déterminer en pratique s’il lui est nécessaire de mettre en place un système de gestion de la durée de travail de ses salariés afin de s’assurer qu’elle ne dépasse pas les limites supérieures fixées par la Réforme (moins de 100 heures sur un mois et, moins de 80 heures, en moyenne, par périodes de plusieurs mois (de deux à six mois), y compris les heures de travail effectuées pendant les jours fériés).

(3) Moratoire et exclusion d'application

Un moratoire de cinq ans sera effectif pour l'application de la limite supérieure du temps de travail aux chauffeurs de cars, aux ouvriers du bâtiment et aux médecins. En outre, pour les employés engagés dans des activités de recherche et de développement dans les nouvelles technologies / nouveaux produits et domaines similaires, la limite supérieure des heures supplémentaires ne sera pas appliquée si des mesures de préservation de leur santé (telles que des entretiens, des consultations et la fourniture de conseils par des médecins) et des congés payés alternatifs sont accordés.

(4) Mesures transitoires

La limite supérieure des heures de travail s'applique aux Accords Article 36 qui entreront en vigueur après le 1er avril 2019. Toutefois, cette limite ne sera applicable dans les petites et moyennes entreprises qu’à compter du 1er avril 2020.

2. La mise en place d’un nouveau système d’ obligation de prise de congés payés annuels

En vertu de la Réforme, lorsqu'un salarié a droit à 10 jours ou plus de congés payés annuels, son employeur devra désormais s'assurer qu’il prend effectivement au moins cinq jours de congés payés par an, et ce en déterminant lui-même le moment de son congé si le salarié ne prend pas volontairement au moins cinq jours de congés payés.

En particulier, l’employeur devra agir conformément aux principes suivants :

(1) Si la date d'octroi des congés annuels payés (c’est-à-dire le premier jour de l'année de vacances) est le 1 er avril, pour les salariés ayant 10 jours de congés payés ou plus, cinq jours de congés payés annuels devront être désignés par l'employeur dans un délai d'un an à compter du 1er avril 2019.

(2) Si la date d’octroi n’est pas le 1 er avril, l’employeur devra désigner cinq jours de congés payés annuels pour salariés ayant au moins 10 jours de congé payé, dans un délai d’un an à compter de la date d’attribution postérieure au 1er avril 2019.

En outre, les employeurs seront désormais tenus de mettre en place un registre pour consigner les dates auxquelles les congés payés annuels ont été pris, le nombre de jours pris et la date d'octroi des congés payés annuels pour chaque salarié. Afin de se conformer pratiquement à l'obligation de désigner les congés payés annuels, les employeurs devront disposer d'un système permettant de contrôler le nombre de jours de congés payés auxquels chaque salarié a droit et le nombre de jours que chaque salarié a d’ores et déjà utilisés.

3. L’amélioration de la gestion de la santé des salariés

Sur les lieux de travail comptant 50 salariés ou plus où un employeur est obligé de nommer un médecin du travail, il sera nécessaire de:

(1) fournir aux médecins du travail les informations nécessaires pour bien gérer la santé des travailleurs, telles que les mesures prises après les examens médicaux et le statut des salariés travaillant pendant de longues heures et de

(2) signaler au comité d’hygiène ou au comité de santé et de sécurité les mesures prises sur la base des recommandations du médecin du travail.

En outre, le Ministère a publié une directive qui énonce en détail les règles à adopter par les employeurs, notamment en ce qui concerne le traitement des informations sur la condition physique et mentale de leurs salariés, les membres du personnel ayant accès à ces informations, l'étendue des informations à traiter et la méthode de gestion de ces informations (https://www.mhlw.go.jp/content/11303000/000343667.pdf). Les employeurs sont tenus d’adopter des règles conformes à cette directive et de gérer correctement les informations relatives à l’état physique et psychologique de leurs salariés.

4. La mise en place d’un nouveau régime applicable aux salariés à haut compétences professionnelles (high-level professional worker system)

L'introduction du régime applicable aux salariés à hautes compétences professionnelles les exonérant du régime des heures supplémentaires est facultative. Toutefois, si un employeur souhaite l'introduire, il lui faudra obtenir le consentement des salariés concernés et déterminer au moyen d’un accord d’entreprise un certain nombre de points prescrits par la Loi. Par la suite, les points ainsi déterminés devront être consignés dans un document à déposer auprès de l’Inspection du Travail (Labor Standards Bureau).

Ce système concernera les salariés dont le revenu annuel est supérieur ou égal à 10.750.000 yens et qui fournissent des services qui nécessitent des connaissances et des compétences pointues, à savoir le développement d’instruments financiers, la gestion des actifs financiers, l’analyse des marchés des valeurs mobilières, le conseil en gestion ou encore la recherche et le développement.

Pour tous les lieux de travail qui introduisent le régime applicable aux salariés à hautes compétences professionnelles, l’Inspection du Travail (Labor Standards Bureau) mènera une enquête sur site et des recommandations pourront, si nécessaire au regard des résultats de cette enquête sur site, être faites aux employeurs concernés.

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France Japon Eco N° 158